La dernière fois que nous avons parlé de la méthode GTD, nous en étions arrivés à la boîte d’entrée. Le principe était de réunir toutes vos « affaires en suspens » dans un seul canal.
Maintenant que vous avez une corbeille à courrier pleine de morceaux de papier représentant chacun quelque chose à traiter, il va falloir s’en occuper. Hors de question de jeter vos tâches en pâture à votre boîte d’entrée si c’est pour les y laisser moisir.
Le traitement des affaires en suspens doit se faire régulièrement.
Prenez la première feuille sur la pile. Pour commencer, posez vous la question « Y-a-t-il une action à effectuer ? ». Deux réponses possibles (et non, Obiwan Kenobi n’est pas une option) : oui ou non.
Si la réponse est non, il y a trois possibilités :
-Le document en question est inutile : direction la corbeille, la vraie ; -Le document en question n’appelle pas d’action mais doit être conservé (facture…) : direction les archives ; -Aucune action n’est nécessaire pour le moment mais plus tard, il est possible que vous en ayez besoin : placez le document en incubation ; comme dirait M. Allen.
Si la réponse est oui, la question suivante à se poser est « quelle est la première action à effectuer pour atteindre le résultat final attendu ? ».
Cette première action doit être la plus simple possible : il s’agit de la première action physique et concrète que vous allez effectuer pour atteindre votre résultat.
Une fois cette première action effectuée, il s’agit de décider de ce que vous allez en faire.
Schéma simplifié de la méthode GTD
Si vous estimez qu’exécuter cette action vous prendra moins de 2 minutes (envoyer un message rapide, sortir la poubelle…), faite-le sur le champ.
Si ce n’est pas le cas, demandez-vous si vous êtes la personne la mieux à même de se charger de cette tâche. Si la réponse est non, déléguez la tâche.
Si vous êtes la personne la mieux placée pour exécuter cette tâche, et qu’elle prend plus de 2 minutes à effectuer, alors vous allez devoir la reporter.
À ce moment précis, vous devriez être capable de prendre une décision concernant chacune des affaires en suspens que vous aviez collectées dans votre boîte d’entrée.
Mais que vous ayez décidé de jeter, d’incuber, d’archiver, d’exécuter, de déléguer ou de reporter, il va bien falloir s’intéresser à la suite concrète des opérations. C’est ce que nous verrons dans la suite de ce dossier.
À bientôt !