Le chef de projet est le représentant du maître d’œuvre, il est chargé du management du projet, c’est-à-dire fixer les objectifs, la stratégie, les moyens et l’organisation ; ainsi que coordonner les actions nécessaires à la réalisation du projet. Sa fonction est déterminante, il s’agit de maîtriser : être capable de d’adapter en permanence et d’optimiser la répartition des ressources : en main d’œuvre, en matériel en vue d’arriver à une solution optimale ou de moindre coût. La gestion de programme est une discipline d'une importance vitale pour toute entreprise en raison des avantages et des bénéfices qu'elle génère. La réalisation d'objectifs avec une plus grande efficacité, la réduction des délais et un meilleur contrôle des risques auxquels une exécution correcte d'un programme dans une entreprise donne lieu à des avantages concurrentiels sur le marché. La figure de responsable de programme est donc essentielle, en particulier dans les programmes de construction, où une multitude de tâches simultanées coexistent avec différentes phases et différents agents impliqués.
Qu'est-ce qu'un chef de projet et quelles sont ses fonctions ?
Le chef de programme est la personne chargée de contrôler que les activités sont développées conformément à la planification, aux objectifs, aux exigences de qualité et aux usages stipulés par le client. Le gestionnaire doit donc réussir à rassembler et à coordonner des domaines aussi divers que les ressources humaines, la gestion technico-financière, la gestion des risques, les documents et les bonnes pratiques, en résolvant efficacement les incidents qui surviennent au cours du développement du projet dans ses différentes phases. Le gestionnaire sera donc chargé de prendre des décisions en matière de responsabilité. Il établit le plan d'exécution et les flux de travail, en assignant les tâches aux différents agents qui interviennent dans le programme, en coordonnant leurs objectifs au sein d'un système de partage des tâches efficace et agile qui permet la meilleure performance du projet. Les qualités humaines d’un bon responsable de programme :
- sens de l’écoute
- habilité à la négociation et diplomatie
- gestion d’équipe
- autonomie et organisation
- résistance au stress
- capacité à communiquer
- capacité à déléguer
Sur le programme lui-même, le responsable de programme doit maintenir en permanence un juste équilibre entre 3 exigences : coût du projet, qualité du résultat, et délai. On parle de triptyque, de triangle infernal ou encore de triangle d’or.
Phases dans lesquelles un gestionnaire de projet est impliqué
Le chef de projet est présent dans toutes les phases du projet : initiale, intermédiaire et finale, ainsi que dans les processus de planification, de suivi et de contrôle de la phase intermédiaire. Dans la phase initiale, le gestionnaire de programme doit finaliser de manière sommaire l'étendue préliminaire du programme. On peut dire que la portée de l'avant-projet est la définition des exigences de haut niveau, des principaux produits livrables et des hypothèses et contraintes du projet. Dans la phase intermédiaire du programme, le champ d'application est un élément fondamental du processus de planification. Une fois ce périmètre développé, il faut procéder à l'élaboration du périmètre détaillé, ce qui implique, entre autres, de générer la répartition structurée des tâches : WBS, structure de répartition du travail. Une fois que la portée préliminaire de la première phase et la portée détaillée auront été réalisées, on passera au début de la planification. Celle-ci doit être suivie et contrôlée pendant l'exécution du programme, afin d'identifier les problèmes ou les déviations, et ainsi pouvoir corriger ou réorienter le programme. Dans la phase finale du programme, il faut vérifier que les objectifs du programme ont été atteints et que le champ d'application a été respecté. Les conclusions de cette vérification feront partie des résultats globaux du projet.
Les outils les plus utilisés dans la gestion de projets
Le responsable du projet est chargé de choisir l'outil qui convient le mieux à la réalisation des objectifs fixés. Il ne s'agit pas de choisir l'outil le plus à la mode, mais plutôt celui qui est le plus utile pour accomplir les tâches prévues.
Les missions et les qualités d’un chef de projet
Les nombreuses étapes de la conception d’un outil exigent une coordination rigoureuse des différents temps, tâches et partenaires. Le responsable de programme a pour mission centrale de coordonner les processus. Il est le garant de la continuité du projet, dans le respect des objectifs identifiés, et pour lequel il est mandaté. Sa motivation est un des éléments-clés du succès. Celle-ci dépend à la fois de facteurs externes : rémunération appropriée, conditions de travail satisfaisantes dans l’institution et avec les partenaires et internes : le programme représente un défi acceptable, les attentes personnelles ou professionnelles rejoignent les objectifs du programme, etc. Les meilleurs responsables de programme sont ceux qui livrent dans les délais et en respectant le budget alloué des programmes qui satisferont les attentes du client. Ils ont par ailleurs compris que le leadership et les compétences des personnes qui participent à la tâche sont au moins, voire plus importantes pour la gestion du projet, que l’élaboration d’une méthodologie solide. C’est pourquoi, afin d’être considéré comme un chef de projet compétent, plusieurs qualités indispensables sont requises. Voici les qualités d’un responsable de projet qu’il faut absolument souligner et qui mèneront à la réussite dans le rôle.
Le leadership
La première qualité indispensable pour être reconnu comme un responsable de programme efficace est le leadership. En effet, aujourd’hui, un responsable de programme doit absolument avoir un bon leadership afin d’exécuter efficacement sa fonction. Sans cette compétence, il est difficile de diriger une équipe forcément composée de personnes n’ayant pas des objectifs personnels semblables et venant d’horizons culturels variés. Le leader doit donc avoir une vision du projet en cours, et saura comment mettre en phase les membres de son équipe avec les différents buts à atteindre. Il doit aussi créer un environnement dans lequel les membres peuvent comprendre, accepter et exécuter avec confiance leurs responsabilités, indépendamment de leurs fonctions au sein de l’équipe. Ainsi, il permettra au collectif d’obtenir des résultats plus rapides et de qualité.
Savoir créer une équipe cohérente
Un responsable de projet doit aussi être défini par son savoir-faire concernant la construction d’une équipe. Il doit pousser les membres du groupe à dépasser le stade de l’observation et à effacer les rivalités. Pour qu’une équipe passe d’un groupe d’étrangers à une unité forte et cohérente, la qualité du chef de projet sera dès lors de comprendre le processus et la dynamique nécessaire à cette transformation. Il devra également agir avec tact et diriger son équipe en fonction de l’étape de développement qu’elle traverse.
Savoir inspirer une vision commune
Le chef de projet doit posséder une vision pertinente du but vers lequel il souhaite emmener le programme 3 et doit aussi avoir la capacité de l’articuler avec souplesse. Il est capable d’anticiper les changements et d’être en mesure de déterminer, si nécessaire, de nouvelles limites au projet. En un mot, c’est un visionnaire.
Communiquer efficacement
Savoir communiquer avec les membres travaillant sur le projet est également une qualité fondamentale pour un responsable de programme, car une communication claire sur les objectifs, la performance ainsi que sur les responsabilités de chacun et les attentes individuelles, débouchera sur un travail réfléchi et inventif.
Environnement commun de données
Le CDE est un espace de travail virtuel pour la gestion de programme et la
transformation numérique. Il stocke toutes les informations par couches, dans un historique de travail qui empêche la perte d'informations et permet de récupérer des fichiers, de savoir quand il a échoué, qui ou comment. De cette manière, les projets futurs sont accélérés.
BIM 360
Dans le secteur de la construction et de l'architecture, la BIM 360 est un outil de travail collaboratif qui, contrairement à la CDE, permet une plus grande agilité des flux de travail et une interaction des membres de l'équipe en travaillant en temps réel, mais contrairement à la CDE, il ne conserve pas d'historique du travail effectué.
Fieldwire
Cet outil est particulièrement utile pour la visualisation des dessins sur le terrain au moyen d'appareils mobiles. Il indique les détails constructifs, marque et permet la communication avec d'autres agents par le biais de commentaires, de photos et de listes de contrôle synchronisées en temps réel.
Tendance des constructeurs
Logiciels de construction et de rénovation programmables. Son grand attrait repose sur la possibilité de gérer les processus d'avant-vente et de traiter avec les clients pour leur faire des propositions, des offres. Il comprend des feuilles de temps, des messageries et de nombreuses applications comptables.
