Aujourd’hui, je suis tactique. En observant mes statistiques Google Analytics (un de mes passe-temps favoris en ce moment, hélas), je me suis rendu compte que beaucoup de gens tombent sur mon blog en recherchant des informations sur le retro-planning, comme méthode efficace pour gérer son temps. J’ai dû en effet mentionner le retro-planning dans un de mes articles précédents, mais comme je n’ai pas développé, beaucoup de ces gens repartent du site quelques secondes après y être arrivés. Snif.
Alors c’est parti ! Puisque le retro-planning est un outil utile et efficace et que les gens s’y intéressent, je me dois d’écrire un article à ce sujet.
Qu’est-ce qu’un retro-planning ?
Allons, allons, vous connaissez le principe ! Il s’agit de partir de la date butoir d’un projet pour fixer dans le temps les différentes étapes qui conditionnent sa réalisation.
Comment faire son retro-planning ?
Les objectifs
Ça peut paraître bête, mais la première étape est de bien définir son objectif. Comment jalonner un projet si on ne sait pas quel est la situation à atteindre ? Commencez donc par dépeindre la situation telle que vous la verriez si vous deviez imaginer « le projet parfait » à la date d’échéance.
Ce qui nous amène au deuxième point : la date limite. Il est absolument nécessaire de la connaître si vous vous lancez dans la construction d’un retro-planning. Ça peut être facile dans l’événementiel et plus difficile ailleurs, mais c’est impératif.
Ensuite, on passe au nerf de la guerre : les actions à exécuter. Pour ça, le plus facile est certainement de partir du global pour descendre sur des tâches de plus en plus précise (avec un effet de zoom sur lequel les meilleurs appareils photos ne cracheraient pas).
On part donc de l’objectif final (la « situation parfaite » dont on parlait tout à l’heure), et on le découpe en sous-objectifs de plus en plus précis. Dans l’idéal (et après quelques temps de travail acharné), vous devriez arriver à un point où chaque tâche est, sinon atomique, du moins affectable à la responsabilité d’une seule personne.
Cherchez au maximum à obtenir des tâches atomiques (c’est-à-dire des actions qui ne sont plus découpables) : la personne à qui vous aurez délégué la tâche saura alors parfaitement par où commencer et sera donc plus susceptible de l’effectuer au plus vite.
La notion « temps »
Une fois la liste des actions à accomplir réalisée, il vous reste le plus dur du travail : estimer combien de temps va mettre chacune des tâches et déterminer à quelle date elles devront être terminées.
Il est important d’avoir des estimations fiables, ce qui n’est pas toujours possible lorsque le projet est d’un genre nouveau pour vous (ce qui est probablement le cas si vous créez votre entreprise). Essayez de vous renseigner auprès de personnes qui ont déjà effectué des tâches similaires à celles que vous avez définies, et prenez bien tout en compte.
Une fois que vous avez une durée précise pour chaque tâche, dessinez votre axe temporel et déterminez quand chacune d’entre elle doit être terminée.
La suite du retro-planning
Vous avez maintenant un retro-planning simple. Mais il y a plusieurs inconvénients à cet outil si on s’arrête là.
Premièrement, avec cette méthode, la dernière tâche se termine souvent juste avant l’échéance, ce qui laisse peu de marge en cas de retard.
Ensuite, il arrive qu’en partant de la date butoir, on planifie une tâche plus tard que la première date à laquelle on peut la commencer.
Bref, si le retro-planning simple convient bien aux petits projets, dès qu’on attaque un projet plus complexe, le risque de dépasser la date limite est important.
Pour pallier cet inconvénient, plusieurs méthodes existent, dont notamment la PERT et le diagramme de Gantt, dont je traiterai dans de prochains articles.